Zusammenarbeit unter Zeitdruck

Hackathons sind eine spannende Sache. Menschen kommen zusammen, um in einer sehr kurzen Zeit (oftmals 48 Stunden oder weniger) eine Lösung zu einem Problem zu erschaffen. Mit gemischten Gruppen, wenig Schlaf und mehr oder weniger ungesundem Essen geht es darum, nicht lang und ausführlich zu planen, sondern beinahe sofort loszulegen. Dennoch haben viele ein Problem damit, sich in der Kürze der Zeit zu organisieren.

Für all diejenigen, die keine Organisationstalente in ihren Reihen haben, folgt hier ein kleines Template, wie ihr euch für die Arbeit organisieren könnt. In Anbetracht der Kürze der Zeit ist natürlich kein ausführliches Drumherum möglich, aber in kurzer Form muss hier eine Form des agilen Arbeitens greifen. Die Feedbackzyklen sind nur immens kürzer.

Für alles hier gilt: Es ist nur ein Template, schaut, ob es so für euch passt oder passt es euren Bedürfnissen an. Kommunikation ist das Wichtigste. Direkt nach Spaß.

Remote hacken

Eine Sonderform sind rein virtuelle Hackathons, in denen man sich nicht vor Ort trifft. Hier gelten die gleichen Schritte, aber ihr müsst euch online organisieren, was es komplizierter macht. Neben einem schriftlichen Kanal zur Kommunikation solltet ihr im Hintergrund immer eine akustische Leitung offen haben. Hier hat sich zum Beispiel Discord bewährt, das auch mit großen Teams an wenig Grenzen stößt. Braucht man eine schnelle Rückmeldung, kann man sich akustisch melden und direkt eine Antwort bekommen. Der Rest des Teams hat die Chance, mitzuhören und sich gegebenenfalls auch zu äußern.

Für die Meetings ist eine Videokonferenz hilfreich, zoom.us oder jit.si sind Lösungen, die ohne große Anmeldung auskommen und im Browser genutzt werden können. Vor allem lassen sich dort auch problemlos Bildschirme teilen. Alles andere läuft im Grunde wie bei persönlicher Anwesenheit ab.

Aufgaben verfolgen

Der erste Schritt nach dem Kennenlernen ist, euch ein gemeinsames Tool für die Aufgabenverwaltung zu schaffen. Das kann ein Excel-File sein, eine Wand mit Post-Its oder ein Trello-Board (Muster hier). Wie ihr in dem Beispiel seht, gibt es unterschiedliche Spalten, ich gehe einmal hier auf den Musterarbeitsfluss ein:

Ideen

Alle Ideen, die euch zur Lösung kommen, solltet ihr hier festhalten, egal für wie wichtig oder unwichtig ihr sie haltet. Initial sind dafür zehn Minuten sinnvoll, später haltet immer dann etwas fest, wenn es euch einfällt. Das hat zwei Vorteile: Zum einen vergesst ihr nichts im ganzen Stress, zum anderen bekommt ihr in dem Moment den Kopf frei, um euch um die ursprüngliche Aufgabe zu kümmern. Aus der Ideen-Spalte fließen die Aufgaben in die nächste Spalte.

Besprochen

In diese Spalte kommen die Ideen, die ihr besprochen und nicht gemeinsam im Team verworfen habt. Hier findet quasi eine erste Entscheidung statt, welche Dinge ihr grundsätzlich umsetzen wollt und welche nicht. Schaut zu, dass eine gewisse Anzahl an Ideen hierhin weiterwandert, aus denen dann später die umzusetzenden Aufgaben ausgewählt werden können. Idealerweise macht ihr euch an dieser Stelle beim ersten Anschauen schon Gedanken, welche Funktionalitäten in einen Prototypen gehören, also die erste Version eurer Lösung, die ihr umsetzen wollt. Für das erste Treffen hierzu plant ebenfalls ca. 10 Minuten ein.

Priorisiert

Für die dritte Spalte ist es wichtig, in eurem Team eine (!) Person zu bestimmen, die die Entscheidungen trifft, was zuerst angegangen wird. Demokratie ist eine tolle Sache, in 48 Stunden oder weniger aber ein Faktor, der euch viel Zeit kosten kann. Im Zweifel ist es schneller, eine Idee umzusetzen und hinterher festzustellen, dass eine andere Idee besser ist und diese dann auch noch umzusetzen.

Also beißt in den sauren Apfel und bestimmt eine Person, die das Gesamtprojekt im Blick behält (im Alltag wären hier zum Beispiel Product Owner die richtigen Personen). Diese Person zieht nun aus der „Besprochen“-Spalte die ersten Aufgaben rüber und sortiert sie in einer sinnvollen Reihenfolge, so dass sich das Team aus der „Priorisiert“-Spalte von OBEN (also vom Wichtigsten zuerst) bedienen kann.

Diese Spalte bleibt auch während der Arbeit dynamisch, das heißt, so lange eine Aufgabe nicht „In Arbeit“ geht, kann sich die Reihenfolge hier ändern. Die einzige Person, die die Reihenfolge anpasst, ist die Person, die ihr vorher bestimmt habt, das Projekt im Blick zu behalten. Erachtet eine andere Person eine Änderung der Prioritäten für sinnvoll, muss sie zwingend mit der verantwortlichen Person sprechen, aber nichts selbst in der Spalte verändern.

In Arbeit

Beginnt ein Teammitglied eine Aufgabe, zieht es die Karte in die „In Arbeit“-Spalte. Wenn ihr könnt, packt ruhig noch einen Avatar dazu (oder weist die Aufgabe in Trello einem Teammitglied zu), damit ihr euch direkt ansprechen könnt, wenn sich Aufgaben berühren oder überschneiden, oder wenn ihr nix zu tun habt und andere unterstützen möchtet.

Wenn ihr mit der Aufgabe fertig seid, schiebt sie in die nächste Spalte. Wichtig: Nehmt euch niemals mehr als eine Aufgabe gleichzeitig!

Bereit für Review

In dieser Spalte landen alle fertig umgesetzten Aufgaben. Nach dem guten, alten Vier-Augen-Prinzip sollte mindestens eine weitere Person drüber schauen, bevor ihr die Aufgabe als „Fertig“ deklariert und sie in die letzte Spalte schiebt. Hier ist auch die Chance, Fehler zu entdecken und zu beseitigen. Idealerweise von der Person, die die Aufgabe ursprünglich umgesetzt hat, gemeinsam mit der Person, die den Fehler entdeckt hat.

Fertig

Hier landen dann am Ende alle (Teil-)Aufgaben, die mindestens zwei Personen begutachtet und für fertig erachtet haben.

Regelmäßige Check-Ins

Verabredet euch mindestens im Zwei-Stunden-Takt, um zu schauen, wie ihr gemeinsam vorankommt. Schaut zu, dass ihr die Meetings kurz und knackig haltet, redet über das, was ihr fertig bekommen habt, schaut, ob andere eure Hilfe brauchen. Redet auch kurz darüber, ob die Arbeit mit dem Bord und den Übergaben für euch funktionieren und falls nicht, passt sie gegebenenfalls an. Das Meeting sollte insgesamt nicht mehr als 10 Minuten in Anspruch nehmen.

Zweimal am Tag solltet ihr eine längere Pause machen und euch anschließend anschauen, wie weit ihr insgesamt gekommen seid, ob ihr noch in der richtigen Richtung unterwegs seid, ob es neue Ideen gibt, die zu besprechen sind und vor allem, wie die Stimmung bei den anderen ist. Greift euch ein Kaltgetränk und hängt ein Weilchen miteinander ab. Ja, das geht auch prima in einer Videokonferenz.

Macht euch die Welt, wie sie euch gefällt

Natürlich sind das oben, wie anfangs schon erwähnt, nur Musterideen, die euch aber einen kleinen Einstieg bieten, um ins Arbeiten zu kommen. Wichtig ist, dass ihr immer in kleinen Schritten arbeitet, einen Prototypen baut und von dort Schritt für Schritt weiter ausbaut. Erstmal muss nur das Nötigste funktionieren, dann könnt ihr es weiter ausbauen. Und am Ende habt ihr hoffentlich ein schönes Produkt oder eine schöne Lösung, die ihr auch nach dem Hackathon noch weiterentwickeln könnt.

Ich hoffe, der Artikel hat euch ein wenig geholfen. Wenn die Organisation so geklappt hat und wenn ihr ein schönes Ergebnis erzielt habt, lasst es mich in den Kommentaren wissen. Und wenn nicht, schreibt mir, was schiefgegangen ist. Dann kann ich den Artikel gegebenenfalls updaten oder ergänzen.

Wie immer in diesem Blog gilt: Danke für’s Lesen, abonniert sehr gerne meinen Newsletter, und wenn euch der Artikel gefallen hat, tut mir einen Gefallen und verbreitet ihn weiter, das hilft mir sehr! Dankeschön!

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